CÓMO LLEVAR UNA AGENDA

Disclaimer: este post lo escribí como colaboración en el blog Living and Playing y estoy feliz de poder compartirlo también por aquí.

En mi vida como freelancer necesito muy pocas herramientas: una laptop, mi celular y una agenda. Una agenda a la antigüita, con hojas de papel y todo. Una agenda que me ayude a poner en orden las ideas y sea mi sidekick los 365 días del año.

Mi amor por las agendas empezó cuando aprendía a leer y veía a escondidas una agenda que mi mamá tenía guardada en su buró. En ella estaban escritos los cumpleaños de todos en la familia y hasta había anotaciones misteriosas. Entendí en ese momento que las agendas son nuestros cómplices y nos ayudan a recordar los pequeños detalles de cada día para que nosotros podamos concentrarnos en pensar en los proyectos más grandes.

Pero sería un error decir que todos usamos las agendas de la misma manera. Hay quienes las usan para escribir pendientes a la carrera, otros se toman mil horas decorando cada página y también se pueden usar sistemas con colores o códigos para tener una mejor organización.

Yo jamás podría escribir algo “al ahí se va” en mi agenda pero tampoco paso mucho tiempo decorándola. Aquí les cuento cómo organizo mis días:

CHOOSE YOUR WEAPON

Las agendas son herramientas y amigas, por eso tenemos que elegir una que sea realmente práctica y que nos invite a abrirla todas las mañanas. Lo más importante será definir qué tipo de diseño prefieres: grande, pequeño, que sea fácil de llevar en la bolsa, que tenga hojas vacías para que tú las llenes, que tenga un formato especial, etc etc.

Yo prefiero las agendas grandes con hojas en blanco porque así tengo más espacio para escribir. La desventaja de este tipo de agenda es que es muy pesada pero yo no lo sufro tanto porque casi no la saco de mi home office.

PASO 1: DEFINE TUS PRIORIDADES

La función principal de una agenda es ayudarte a tener una vida mejor organizada y más productiva pero tendrás que darle una ayudadita para definir qué quieres lograr cada día, cada semana, cada mes y cada año.

Te recomiendo hacer un bosquejo de las metas que quieres lograr por semana y separar los pendientes por área de tu vida.A mi me ha funcionado muy bien definir mis pendientes y mis metas semanales separándolos en cuestiones personales, familiares, sociales y laborales.

Para esto, me tomo unos ratitos de cada domingo para sentarme y pensar en cómo quiero que sea la semana que empieza. Pienso qué me gustaría hacer durante los siguientes siete días y acomodo los pendientes en el área que les corresponde.

Esto me sirve porque puedo ver si estoy enfocándome mucho en mi trabajo y muy poco en mis relaciones con mi familia o mis amigos. También me sirve para saber si estoy haciendo una lista de pendientes demasiado grande (¡las agendas también nos protegen del estrés innecesario!). La función del bosquejo es lograr un balance en cada aspecto de tu vida.

PASO 2: ORGANIZA LOS PENDIENTES

Ahora, viene lo bueno. Cada uno de los pendientes que escribiste en el bosquejo de la semana deberá encontrar su lugar en la agenda y para eso te recomiendo algo que cambió mi vida: usar post-its.

Escribe cada pendiente en un post-it y acomódalos en los diferentes días de la semana en la agenda. Esto tiene varios propósitos pero el principal es que puedas ir moviéndolos de un día a otro si no finalizaste con el pendiente.

Acomoda primero los pendientes que tienen una fecha y una hora definida. Después, ve acomodando los demás y date chance de mover un pendiente más de una vez si te das cuenta que hay días que estarán más de locos que otros.

Trata de que cada día tenga un balance que te haga cumplir con tus tareas del trabajo pero también que te dé oportunidad de ver a las personas que quieres o te deje tomarte una hora libre para descansar o hacer algo divertido.

Piensa que la idea final de la agenda es mostrarte que hay tiempo para todo: para trabajar, para darte un break, para salir y para crear.

PASO 3: NO LA DEJES OLVIDADA

Con los pendientes en la agenda y toda la semana por delante, ahora está en ti que realmente le dés check a todas las cosas que tienes que hacer. Abre tu agenda cada mañana y visualiza tu día, ve anotando los pendientes que se agreguen y mueve los post-its de los pendientes que no pudiste realizar. Date chance y no te enojes contigo si no pudiste hacer todo lo que esperabas y, mañana, haz lo mismo: abre tu agenda, visualiza tu día y dale las gracias por ayudarte a organizarte mejor.